Отдел документационного обеспечения

Содействие министерству имущественных и земельных отношений Воронежской области по:

- организации приема и обработки поступившей корреспонденции из почтовых отделений связи, от организаций, специализирующихся на доставке почтовой корреспонденции и грузов, по каналам электронной связи (электронная почта (раздел «входящие»), программы «Госуслуги – досудебное обжалование», «Деловая почта», портала государственных сервисов (ПГС), платформа обратной связи (ПОС), регионального портала государственных услуг (ПГУ) и др.), МФЦ, представителей юридических и физических лиц;

- регистрации (с заполнением всех требуемых полей карточки) документа, его сканирование (в случае необходимости), определение исполнителя, прикрепление резолюций, подготовку копий документов и резолюций к ним для соисполнителей, передачу зарегистрированных обращений в отделы Министерства на исполнение;

- организации приема и регистрацию исходящей корреспонденции (в том числе по электронной почте mizo@govvrn.ru), поступившей с подписи министра и заместителей министра, списание отработанных входящих документов;

- осуществлению взаимодействия с АО «Почта России» и ООО «Воронежская почтовая служба» по вопросам оказания почтовых услуг Министерству;

- осуществлению доставки исходящей корреспонденции министерства в структурные подразделения Правительства Воронежской области, исполнительные органы Воронежской области и администрацию городского округа г. Воронеж;

- осуществлению работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства, формированию и оформлению дел;

- осуществлению систематизации и отбора документов Министерства для сдачи на архивное хранение, проведению работ по архивированию дел постоянного хранения, экспертизы ценности документов Министерства, обеспечению передачи в установленном порядке документов Министерства на постоянное хранение в казенное учреждение Воронежской области «Государственный архив Воронежской области»;

- осуществлению работы по ведению реестра архива Министерства (хранение договоров, соглашений, актов, документов «До минования надобности», «До ликвидации организации»);

- осуществлению подготовки проектов ответов Министерства в рамках госуслуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей и т д.